Ein Inkassoschreiben sollte der betroffenen Person zunächst Anlass geben, die Forderung in einzelne Bestandteile zu zerlegen. Dazu gehören die Hauptforderung, mögliche Zinsen, Inkassokosten und Auslagen. Forderungsaufstellung prüfen heißt konkret: Stimmen Rechnungsbetrag, Gläubiger und Fälligkeit mit den eigenen Unterlagen überein?
Bei einer bestrittenen Forderung sollte die angeschriebene Person dem Inkassounternehmen schriftlich und nachweisbar widersprechen. Der Brief nennt das Aktenzeichen, bestreitet die Forderung ausdrücklich und fordert eine nachvollziehbare Aufstellung sowie Belege an. Schriftlich widersprechen lässt sich etwa per Einwurf-Einschreiben oder über einen nachweisbaren digitalen Übermittlungsweg.
| Prüfpunkt | Vorgehen | Beispiel |
|---|---|---|
| Hauptforderung | Rechnung und Vertrag abgleichen | Bestellung wurde nicht aufgegeben |
| Inkassokosten | Grund und Berechnung verlangen | Zusätzliche Gebühr ohne erkennbare Grundlage |
| Zinsen | Zeitraum und Zinssatz prüfen | Verzugsbeginn ist unklar |
| Absender | Unternehmen und Aktenzeichen zuordnen | Forderung betrifft einen unbekannten Vertrag |
Für einen Musterbrief genügt eine klare, sachliche Formulierung: „Hiermit bestreite ich die geltend gemachte Forderung einschließlich der Inkassokosten. Bitte übersenden Sie mir eine prüffähige Forderungsaufstellung und die Belege, aus denen sich Vertrag, Hauptforderung und Verzug ergeben.“ Keine Anerkennung sollte der Brief enthalten; Ratenzahlungsangebote oder Teilzahlungen können als Anerkenntnis gewertet werden.
Nach dem Versand bewahrt die angeschriebene Person eine Kopie des Schreibens, den Versandnachweis und sämtliche Anlagen auf. Eine Zahlung sollte sie nicht allein deshalb leisten, weil das Schreiben eine kurze Frist nennt. Unterlagen vollständig sichern bedeutet auch, Umschlag, E-Mails und frühere Rechnungen zur betreffenden Forderung abzulegen.
- Das Aktenzeichen in Betreff und Briefkopf übernehmen.
- Eine fremde Forderung ausdrücklich als nicht zugehörig bezeichnen.
- Bei Identitätsmissbrauch eine Kopie der Anzeige beifügen, falls vorhanden.
- Keine Originalbelege aus der Hand geben.
Ein gerichtlicher Mahnbescheid unterscheidet sich deutlich von einem gewöhnlichen Inkassobrief. Er wird vom Gericht zugestellt und enthält ein amtliches Formular; wer die Forderung bestreitet, muss innerhalb der angegebenen Frist beim Gericht Widerspruch einlegen. Gerichtliche Frist beachten ist entscheidend, denn ein Schreiben an das Inkassounternehmen ersetzt den gerichtlichen Widerspruch nicht.
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