Ein Inkassobüro darf eine offene Forderung im Auftrag eines Gläubigers geltend machen oder eine Forderung einziehen, die es selbst erworben hat. Dafür muss es seine Tätigkeit grundsätzlich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde registrieren lassen. Registrierung und Auftrag ersetzen jedoch keinen Nachweis dafür, dass die konkrete Forderung besteht.
Betroffene dürfen eine nachvollziehbare Aufstellung verlangen: Sie sollte den ursprünglichen Gläubiger, den Forderungsgrund, den Hauptbetrag, Zinsen und einzelne Gebühren ausweisen. Bei einer bestrittenen Rechnung, etwa für einen angeblich abgeschlossenen Onlinevertrag, kann die betroffene Person den Vertragsschluss ausdrücklich bestreiten und Belege anfordern. Forderung prüfen heißt auch, Zahlungserinnerung und Inkassoschreiben nicht mit einem gerichtlichen Titel zu verwechseln.
Zusätzliche Inkassokosten sind nicht automatisch geschuldet. Sie müssen rechtlich erstattungsfähig und der Höhe nach angemessen sein; außerdem darf ein Unternehmen nicht für mehrere gleichartige Schreiben jeweils beliebige neue Gebühren berechnen. Zinsen benötigen eine rechtliche Grundlage, und bei Verbraucherforderungen gelten besondere Informationspflichten, darunter Angaben zu Forderungsgrund und Zusammensetzung der Kosten. Kosten einzeln aufschlüsseln zu lassen, macht unzulässige Nebenforderungen sichtbar.
| Situation | Befugnis des Inkassobüros | Recht der betroffenen Person |
|---|---|---|
| Forderung im Auftrag | Einziehen und schriftlich mahnen | Gläubiger und Beauftragung erfragen |
| Forderung bestritten | Forderung weiter geltend machen | Grund und Belege verlangen |
| Zusätzliche Gebühren | Erstattungsfähige Kosten ansetzen | Höhe und Grundlage bestreiten |
| Gerichtlicher Mahnbescheid | Gerichtliches Verfahren betreiben | Innerhalb der Frist Widerspruch einlegen |
Unzulässig sind Drohungen mit Maßnahmen, die das Inkassobüro nicht selbst veranlassen kann, etwa eine sofortige Kontopfändung ohne vollstreckbaren Titel. Auch wiederholte Anrufe, irreführende Behauptungen über eine bereits laufende Pfändung oder die Offenlegung der Forderung gegenüber unbeteiligten Dritten überschreiten Grenzen. Keine eigene Zwangsvollstreckung darf ein Inkassodienstleister ohne die gesetzlich erforderlichen Voraussetzungen betreiben.
Ein gerichtlicher Mahnbescheid verlangt besondere Aufmerksamkeit: Wer die Forderung bestreitet, muss den Widerspruch innerhalb der im Bescheid genannten Frist beim Gericht einreichen. Ein Schreiben des Inkassobüros allein ist dagegen kein Gerichtsdokument. Für die weitere Bearbeitung gehören folgende Schritte zu den praktischen Möglichkeiten:
- Umschlag und Schreiben mit Eingangsdatum aufbewahren.
- Telefonische Zahlungszusagen vermeiden, solange die Forderung ungeklärt ist.
- Bei Zahlung nur den unbestrittenen Betrag eindeutig zuordnen.
- Beschwerden über registrierte Inkassodienstleister an die zuständige Aufsichtsbehörde richten.
Wer eine Forderung anerkennt, sollte Zahlungen und Schriftwechsel dokumentieren. Bei strittigen Forderungen kann eine schriftliche Zurückweisung verhindern, dass ein Schweigen als Zustimmung missverstanden wird; ein gerichtlicher Mahnbescheid bleibt davon unberührt und erfordert fristgerechte Reaktion. Fristen getrennt behandeln ist besonders wichtig, wenn neben Inkassopost auch amtliche Gerichtspost eingeht.
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