Wer eine Rechnung nicht auf einmal begleichen kann, sollte den Gläubiger früh kontaktieren, bevor Mahnkosten oder weitere Schritte hinzukommen. Für ein Gespräch mit einem Händler, Vermieter, Versorger oder Inkassounternehmen hält der Schuldner Rechnungsnummer, offenen Betrag und eine realistische Übersicht seiner monatlichen Einnahmen und Ausgaben bereit.
Vor dem Vorschlag berechnet der Schuldner, welcher Betrag nach Miete, Energie, Lebensmitteln und anderen festen Verpflichtungen tatsächlich übrig bleibt. Eine Rate darf nicht so hoch sein, dass sie regelmäßig neue Rückstände erzeugt. Bei unregelmäßigem Einkommen, etwa aus Schichtarbeit oder selbstständiger Tätigkeit, bietet sich eine niedrigere feste Rate an, die auch in einem schwächeren Monat bezahlbar bleibt. Entscheidend ist der monatliche Spielraum.
Im Gespräch nennt der Schuldner eine konkrete Rate und einen Starttermin, statt nur um Aufschub zu bitten. Eine knappe Erklärung genügt, etwa ein vorübergehender Einkommensausfall oder eine unerwartete Reparaturrechnung. Zusätzlich kann er fragen, ob der Gläubiger Zinsen und Gebühren während der Vereinbarung aussetzt oder reduziert.
| Vereinbarung | Typischer Einsatz | Zu klären |
|---|---|---|
| Feste Monatsrate | Regelmäßiges Einkommen | Fälligkeit und Laufzeit |
| Niedrige Grundrate | Schwankendes Einkommen | Möglichkeit zusätzlicher Zahlungen |
| Einmalige Anzahlung | Vorhandenes Guthaben | Verbleibender Restbetrag |
| Zahlungspause | Vorübergehender Engpass | Neuer Zahlungsbeginn und mögliche Kosten |
Nach dem Gespräch lässt sich der Schuldner alle Absprachen schriftlich bestätigen. Die Bestätigung sollte Ratenhöhe, Fälligkeit, Laufzeit, den Umgang mit Zinsen und Gebühren sowie Folgen eines Zahlungsverzugs aufführen. Bei einer Inkassoforderung prüft er außerdem, ob Hauptforderung, Kosten und Gläubiger nachvollziehbar ausgewiesen sind, bevor er eine Vereinbarung unterschreibt.
Für die laufende Zahlung richtet der Schuldner am besten einen Dauerauftrag mit ausreichendem zeitlichem Vorlauf ein. Folgende Punkte gehören zusätzlich in seine Unterlagen:
- Eine Kopie der unterschriebenen Ratenvereinbarung
- Der Überweisungszweck mit Akten- oder Rechnungsnummer
- Ein Kalendervermerk für jede Fälligkeit
- Belege über geleistete Überweisungen
Kann eine Rate absehbar nicht gezahlt werden, informiert der Schuldner den Gläubiger vor dem Fälligkeitstermin und schlägt einen konkreten Ersatztermin oder eine angepasste Rate vor. Bei mehreren offenen Forderungen oder drohender Zahlungsunfähigkeit kann eine anerkannte Schuldnerberatung die Forderungen ordnen; dafür sollte er Rechnungen, Mahnungen und Einkommensnachweise mitbringen.
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