Bei mehreren offenen Forderungen fehlt häufig ein verlässlicher Gesamtüberblick: Briefe liegen an verschiedenen Orten, einzelne Beträge sind veraltet und manche Gläubiger haben ihre Forderung an ein Inkassounternehmen übertragen. Für die Bestandsaufnahme trennt die betroffene Person deshalb Gläubiger und Forderung sauber voneinander. Als Gläubiger gilt, wer die Zahlung beansprucht; ein Inkassodienstleister kann dagegen lediglich mit dem Einzug beauftragt sein.
Als erster Schritt sammelt die Person Mahnungen, Rechnungen, Kontoauszüge, Vollstreckungsbescheide und Schreiben von Inkassobüros. Zusätzlich prüft sie E-Mail-Postfächer und Onlinekonten bei Banken, Versorgern oder Telekommunikationsanbietern. Ein Ordner mit getrennten Ablagen für ungeklärte Forderungen, bezahlte Beträge und laufende Verfahren verhindert, dass alte Schreiben mit aktuellen Zahlungsaufforderungen verwechselt werden.
Für jede Forderung trägt die Person Gläubigername, Anschrift, ursprünglichen Vertrag, Aktenzeichen, Hauptforderung, Zinsen, Gebühren und den Stand des Verfahrens in eine Liste ein. Bei einem Inkassoschreiben sollte sie außerdem festhalten, ob das Unternehmen im eigenen Namen handelt oder eine Vollmacht beziehungsweise Abtretung nennt. Die folgende Übersicht zeigt, welche Angaben dafür besonders nützlich sind.
| Angabe | Woran sie erkennbar ist | Eintrag in der Übersicht |
|---|---|---|
| Gläubiger | Rechnung, Vertrag oder Abtretungsmitteilung | Name und Anschrift |
| Forderungsgrund | Bestellung, Kredit, Miet- oder Versorgungsvertrag | Vertrag und Zeitraum |
| Aktenzeichen | Mahnung, Inkassobrief oder Gerichtspost | Vollständige Referenz |
| Forderungsstand | Aktuelle Aufstellung des Anspruchstellers | Hauptforderung, Zinsen und Kosten |
| Verfahrensstand | Gerichtlicher Mahnbescheid oder Vollstreckungstitel | Frist und zuständige Stelle |
Fehlen Unterlagen oder widersprechen sich Beträge, fordert die Person beim Anspruchsteller eine nachvollziehbare Forderungsaufstellung und einen Beleg zum ursprünglichen Vertrag an. Bei einem gerichtlichen Mahnbescheid gelten kurze Reaktionsfristen; deshalb darf Gerichtspost nicht mit gewöhnlichen Zahlungserinnerungen abgelegt werden. Fristen und Titel gehören in der Liste an eine gut sichtbare Stelle.
Auch eine kostenlose Selbstauskunft bei Auskunfteien kann Hinweise auf gemeldete Vertragskonten geben, bildet aber nicht zwingend sämtliche Schulden ab. Nicht gemeldete private Darlehen, offene Mieten oder ältere Versorgerrechnungen müssen weiterhin anhand eigener Unterlagen ermittelt werden. Für die Suche nach fehlenden Posten nutzt die Person außerdem folgende konkrete Anhaltspunkte:
- Kontoauszüge mit wiederkehrenden Lastschriften und Rücklastschriften
- Verträge für Mobilfunk, Strom, Versicherungen und Ratenkäufe
- Briefumschläge mit Absendern von Inkassobüros oder Kanzleien
- Gerichtliche Schreiben mit Geschäftszeichen und Zustellungsdatum
Nach dem Abgleich markiert die Person strittige, bereits bezahlte und bestätigte Forderungen getrennt. Zahlungen sollten erst dann einer Forderung zugeordnet werden, wenn Gläubiger, Aktenzeichen und Verwendungszweck eindeutig feststehen. Bei unübersichtlichen Vollstreckungsverfahren oder mehreren ungeklärten Ansprüchen kann eine anerkannte Schuldnerberatungsstelle die Unterlagen gemeinsam mit der betroffenen Person ordnen; als Grundlage dient die vollständige Gläubigerliste mit den jeweiligen Aktenzeichen.
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